Преди първият ви служител да започне работа в България, са необходими подписан трудов договор и съответното вписване в Регистъра на заетостта на Националната агенция за приходите. Преди да постъпи на работа, служителят трябва да получи своя подписан екземпляр от договора и протокола от НАП, който потвърждава вписаната дата на започване. Трябва да подготвите и работното място, мерките за безопасност и процеса по изчисляване и изплащане на заплатите.
Най-лесно се пропуска правилното планиране на сроковете. Договор, подписан в петък, не означава автоматично започване в понеделник. Някой трябва да подаде данните, да провери дали са приети и да връчи документите, преди служителят да започне работа.
Този списък обхваща обичайно трудово правоотношение с български работодател. Ако лицето ще бъде наето пряко от чуждестранна компания или ще работи в повече от една държава, първо прегледайте изискванията към работодателя и осигуряването в нашето ръководство за ТРЗ в България за чуждестранни работодатели.
Уточнете длъжността и заплатата, преди да подготвите договора
Запишете задълженията, мястото на работа, работното време, предложената начална дата и възнаграждението. Ако работата е дистанционна или хибридна, опишете действителната организация, вместо договорът да предполага присъствие в офис.
Бъдете точни при обсъждането на заплатата. Поискайте от ТРЗ специалиста да посочи основната заплата, приложимите доплащания, очакваното нетно възнаграждение и общия разход за работодателя. Очакваната от кандидата нетна заплата не е сумата, която компанията трябва да предвиди в бюджета си.
Разходи за служители в България през 2026 г.
Решете как ще се одобряват бонусите и кога ще стават дължими. При първо наемане неформално обещание от подбора лесно може да бъде забравено, когато договорът стигне до лицето, което изчислява заплатите.
Съберете документите, необходими за длъжността
Съгласно Наредба № 4 документите за назначаване зависят от длъжността и обстоятелствата на лицето. Документи за квалификация и стаж се изискват, когато са относими към работата. Документът за самоличност се представя и се връща; това не създава общо задължение да се съхранява копие от него.
Наредбата изисква документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след прекъсване на трудовата дейност по трудово правоотношение за повече от три месеца. Допълнителните медицински изисквания могат да зависят от работата. Свидетелство за съдимост се изисква само когато това е предвидено в нормативен акт.
Поискайте от ТРЗ специалиста списък с документи, съобразен с конкретния случай, и сигурен начин за изпращане на личната информация. Съберете отделно данните за плащане и другата информация за заплатите, като обясните какво е необходимо и защо.
Източник — Министерство на труда и социалната политика, Наредба № 4
Подпишете договор, който отразява действителните условия на работа
Трудовият договор трябва да бъде сключен писмено преди започването на работа. Задължителните му условия включват длъжността, мястото на работа, началната дата, срока, работното време, възнаграждението, платения годишен отпуск и сроковете на предизвестие. Сравнете окончателния текст с договорената оферта, преди някоя от страните да подпише.
Срочният договор изисква подходящо законово основание. Не бива да се използва само защото работодателят иска да провери дали назначението ще се окаже успешно. Когато е подходящ срок за изпитване, договорът трябва да посочва продължителността му и в чия полза е уговорен.
По правило може да се уговори срок за изпитване до шест месеца. Когато работата е определена за срок, по-кратък от една година, максималният срок за изпитване е един месец. Трудовите права и задължения, включително правото на възнаграждение, важат и през изпитателния срок.
Източник — Указания на министерството за възникване на трудово правоотношение
Изпълнете стъпките по Регистъра на заетостта преди започването на работа
От 1 юни 2025 г. информацията за трудовите правоотношения се вписва електронно в Регистъра на заетостта на НАП. При нов трудов договор електронният трудов запис трябва да бъде подаден в тридневен срок от сключването му. Този срок не разрешава служителят да работи, докато необходимите документи за вписването все още не са готови.
Планирайте следната последователност:
- Подпишете трудовия договор с договорените условия и дати.
- Подайте електронния трудов запис в законовия срок и достатъчно рано за планираното започване.
- Проверете отговора на НАП. Подаденият файл не доказва, че записът е приет.
- Преди започването на работа връчете на служителя подписания му екземпляр от договора и протокола от НАП с вписаната дата на постъпване.
Ако първоначалното подаване не съдържа датата на постъпване или тя се промени, данните за започването трябва да бъдат коригирани, преди служителят да започне работа. Предвидете време за отстраняване на отхвърлени записи, вместо да оставяте вписването за първата сутрин.
Източник — Указания на НАП за Регистъра на заетостта
Полезно вътрешно правило е ръководителят да потвърждава първия работен ден едва след като отговорникът за вписването потвърди, че документите са готови. Така графикът за назначаване се съгласува с административната работа.
Връчете ясна длъжностна характеристика
При сключването на трудовия договор връчете длъжностната характеристика, вземете подписа на служителя за получаването ѝ и отбележете датата. Тя трябва да обяснява какво действително ще прави лицето и на кого ще се отчита. Като част от въвеждането го запознайте с правилника за вътрешния трудов ред, правилата за работната заплата и приложимите процедури за безопасност.
Източник — Кодекс на труда, член 127
Организирайте трудовата медицина и безопасността преди първата смяна
Работодателите трябва да осигурят обслужване от регистрирана служба по трудова медицина. Наемането само на един човек или работата от разстояние не отменя това задължение. Обсъдете със службата длъжността, работното място и оборудването, за да отразяват оценката на риска и необходимите мерки действителната работа.
Източник — Главна инспекция по труда, служби по трудова медицина
Организирайте предварително необходимия инструктаж по безопасност и го включете в програмата за първия ден, преди лицето да извършва съответната работа. Решете кой ще го проведе, как ще бъде документиран и кой ще провери наличността на необходимото оборудване.
В малък офис тези задачи може да изглеждат второстепенни спрямо подготовката на лаптопа и служебната поща. Определете и за тях конкретен отговорник и срок за изпълнение.
Уточнете отговорностите за първия месец на ТРЗ обслужване
Възлагането на ТРЗ на външен изпълнител не освобождава работодателя от практическите решения. Доставчикът се нуждае от точна информация за извършената работа, одобрените промени и отсъствията. Договорът за обслужване трябва ясно да определя разпределението на задачите.
| Задача | Уточнете отговорното лице |
|---|---|
| Договор и вписване | Кой подготвя документите, подписва, подава и проверява приемането |
| Присъствие и отпуски | Кой отчита работното време и одобрява отсъствията |
| Промени в заплатите и бонуси | Кой одобрява промените и своевременно уведомява ТРЗ |
| Изчисляване и изплащане на заплатите | Кой изчислява, проверява, одобрява и нарежда плащанията |
| Въпроси на служителите | Кой отговаря на въпросите и организира корекциите |
Определете месечен краен срок за данните за присъствие, отпуски, бонуси и друга информация за заплатите. Не отлагайте обаче промените по договорите до края на месеца: промените във вписаните данни за трудовото правоотношение могат да имат отделни срокове за подаване.
Източник — Въпроси и отговори на НАП за Регистъра на заетостта
Попитайте как сумите от ведомостите ще бъдат отразявани в счетоводството и кой ще сверява плащанията. Ако имате нужда от помощ и за този процес, разгледайте счетоводните услуги в София на SofiaTax.
Преди първото изплащане на заплатите проверете дали одобряващото лице има достъп до ведомостта и дали лицето, което нарежда банковите плащания, е на разположение. Това са прости проверки, но предотвратяват закъсняло плащане на иначе правилно изчислени заплати.
Контролен списък за работодателя преди първия ден
Използвайте го като финална практическа проверка заедно със съветите и документите, подготвени за конкретното назначение.
- Условия и документи — договорената оферта съответства на подписания договор и необходимите документи за назначаване са събрани.
- Вписване — електронният трудов запис е приет и датата на постъпване е правилна.
- Екземпляри за служителя — служителят е получил подписания договор и необходимия протокол от НАП преди започването на работа.
- Длъжност и работно място — длъжностната характеристика е връчена срещу подпис, а оборудването, достъпите и указанията за работното място са готови.
- Безопасност — обслужването по трудова медицина е организирано, а необходимият инструктаж е планиран и проведен преди съответната работа.
- ТРЗ — отговорностите, сроковете за подаване на данни, одобряването и редът за плащане са ясни.
Често задавани въпроси
Може ли служителят да започне, докато вписването е в процес на обработка
Не. Тридневният срок за подаване не е гратисен период за започване на работа. Потвърдете приемането и връчете необходимите документи, преди служителят да започне. Вижте указанията на НАП, свързани по-горе.
Позволява ли срокът за изпитване неплатена пробна работа
Не. Клаузата за изпитване е част от трудовия договор. Тя не отменя правото на служителя на възнаграждение или задълженията на работодателя за вписване.
Източник — Кодекс на труда, член 70
Какво да направите, ако договорената начална дата се промени
Незабавно уведомете лицето, което подава данните в Регистъра на заетостта. Вписаните данни за постъпването може да се нуждаят от корекция преди започването на работа. Не оставяйте промяната за следващото изчисляване на заплатите.
Източник — Въпроси и отговори на НАП за датата на постъпване
Подгответе първото назначение със SofiaTax
ТРЗ услугите в София на SofiaTax включват изчисляване на заплатите и съдействие при назначаване и освобождаване на служители. Преди да потвърдите начална дата, обсъдете предложената длъжност, заплатата, организацията на работа и вече наличните документи. Уточнете кои задачи ще поеме SofiaTax и кои изискват действия от вашия екип или друг специалист.
Така всички ще имат реалистичен график за първия работен ден и първото изчисляване на заплатите.
Подготвено за обичайни трудови правоотношения в България въз основа на източниците, свързани в статията, проверени на 6 октомври 2026 г. Специалните категории заетост и трансграничните случаи изискват отделен преглед.