Cambiar de contable empieza por tres decisiones: cuándo asume el trabajo el nuevo proveedor, qué documentación debe trasladarse y quién sigue siendo responsable del trabajo pendiente. Acuerde estos puntos antes de que llegue el primer plazo de presentación.
¿Puede cambiar de contable en Bulgaria durante el año?
Sí. Una empresa búlgara puede cambiar de proveedor contable durante el ejercicio. No tiene que esperar a enero. Primero revise su contrato de servicios vigente: plazo de preaviso, procedimiento de resolución, honorarios pendientes y posibles condiciones específicas para el cierre anual. Acuerde con el nuevo contable una fecha de inicio que respete esas condiciones.
El cierre de mes suele ser una fecha de corte práctica porque separa los periodos contables. Sin embargo, una fecha clara no basta: las declaraciones del último mes normalmente se presentan después de que termine, y puede quedar trabajo anual pendiente.
Esta guía está dirigida principalmente a sociedades EOOD y OOD, incluidas las de propietarios extranjeros. Los profesionales autónomos pueden seguir el mismo enfoque, pero su documentación y sus obligaciones de información son diferentes.
1. Acuerde el alcance antes de dar el preaviso
Explique al nuevo contable la actividad de la empresa, dónde están sus clientes, si está registrada a efectos de IVA, cuántos documentos genera y si tiene empleados. Incluya todas las cuentas bancarias y de proveedores de pagos, las divisas, las operaciones con socios y cualquier correspondencia pendiente con las autoridades.
Solicite un alcance por escrito que cubra la contabilidad mensual, el IVA y VIES cuando proceda, las nóminas, las declaraciones fiscales anuales, los estados financieros y la asistencia para su publicación. Confirme cómo se cobrarán las correcciones de periodos anteriores y la documentación que falte. No debe suponerse que la cuota mensual corriente incluye reconstruir periodos anteriores.
En el caso de propietarios extranjeros, acuerde también el idioma de trabajo, cómo se enviarán los documentos y cómo se comunicarán las instrucciones para pagar impuestos. Consulte nuestros servicios contables en Sofía y en toda Bulgaria para conocer el alcance del servicio continuo.
2. Elija una fecha de corte y asigne cada presentación
Deje por escrito el último periodo contable a cargo del proveedor saliente y el primero a cargo del entrante. Después, identifique al responsable de cada declaración o informe que cruce ese límite.
Ejemplo: su nuevo contable asume el trabajo el 1 de noviembre. El contable saliente completa la contabilidad de octubre. Según el traspaso acordado, también presenta en noviembre la declaración de IVA de octubre y las declaraciones de nóminas aplicables. El nuevo contable empieza con las operaciones de noviembre tras recibir los saldos de cierre de octubre. Se trata de un reparto de trabajo acordado, no de una regla automática.
Si el acceso del contable saliente es necesario para esas últimas presentaciones, coordine su fecha de finalización con el plan de declaraciones. No mantenga accesos amplios indefinidamente. Conserve los justificantes de presentación y confirme que las declaraciones se han aceptado, en lugar de basarse únicamente en copias de formularios preparados.
Decida por separado quién preparará la declaración anual del impuesto sobre sociedades, los estados financieros anuales, la información estadística y la publicación en el Registro Mercantil cuando proceda. El contable que lleva diciembre no hereda automáticamente todas las tareas anuales del encargo anterior.
3. Solicite un traspaso contable utilizable
La siguiente lista es una guía práctica de traspaso, no un paquete documental universal exigido por ley. Los registros concretos dependen de su actividad. Solicite informes contables legibles y exportaciones estructuradas cuando estén disponibles; los informes en PDF por sí solos pueden no ofrecer suficiente detalle para continuar la contabilidad.
| Documentación que debe solicitar | Por qué la necesita el nuevo contable |
|---|---|
| Balance de sumas y saldos y libro mayor hasta la fecha de corte | Saldos de cierre y asientos que los sustentan; incluya el plan de cuentas y las políticas contables pertinentes. |
| Saldos de clientes y proveedores | Facturas pendientes, notas de crédito, anticipos y detalles de conciliación. |
| Registros bancarios, de proveedores de pagos y de caja | Extractos y conciliaciones de todas las cuentas, incluidos los saldos en divisas. |
| Documentos justificativos y contratos | Facturas de ventas y compras, justificantes de gastos, arrendamientos, acuerdos de financiación y demás documentación de respaldo. |
| Registros de inmovilizado y amortizaciones | Valores de adquisición, bajas, amortización contable y amortización fiscal cuando proceda. |
| Registros fiscales y de IVA | Declaraciones presentadas, libros de IVA, declaraciones VIES aplicables, justificantes de aceptación, cálculos fiscales y correspondencia pertinente. |
| Información anual de ejercicios anteriores | Estados financieros, declaraciones del impuesto sobre sociedades, presentaciones estadísticas aplicables y pruebas de publicación. |
| Operaciones con propietarios y partes vinculadas | Préstamos de socios, remuneraciones, acuerdos de dividendos, reembolsos de gastos y saldos de respaldo. |
| Registros de nóminas y empleados, cuando proceda | Nóminas acumuladas del año, contratos y modificaciones, presentaciones de registros laborales, saldos de vacaciones y asuntos de nóminas pendientes. |
| Asuntos abiertos y documentos que faltan | Operaciones sin aclarar, problemas de presentación, inspecciones, comprobaciones fiscales, obligaciones impagadas y trabajo en curso. |
Pregunte si el software actual puede generar una exportación o copia de seguridad de la base de datos, además de informes en Excel o CSV. Las licencias y la incompatibilidad entre sistemas pueden limitar lo que se puede transferir. Acuerde una alternativa utilizable en lugar de suponer que el nuevo contable podrá abrir la base de datos antigua.
Utilice un inventario de traspaso que indique el documento, el periodo cubierto, el formato, la fecha de entrega y las partidas pendientes. El nuevo contable debe confirmar la recepción y señalar las lagunas. Conserve el archivo de la empresa; cambiar de proveedor no reinicia los plazos de conservación de documentos.
4. Organice las autorizaciones y el acceso seguro
El nuevo contable necesita la autorización adecuada para actuar en nombre de la empresa. Confirme los poderes necesarios y el acceso a los servicios electrónicos de la Agencia Nacional de Ingresos. Las orientaciones de la NRA distinguen entre tipos de acceso y requisitos de autorización, por lo que el procedimiento depende de los servicios necesarios.
La terminación del contrato contable no debe considerarse prueba de que el acceso electrónico ha terminado. Revise las autorizaciones del proveedor anterior y organice su retirada cuando concluya el trabajo acordado. Actualice el correo utilizado para la correspondencia oficial para que los avisos sigan llegando a la empresa.
Revise por separado el acceso a sistemas de nóminas, carpetas de documentos y permisos bancarios. Utilice cuentas nominativas y medios seguros para compartir archivos. No transfiera las credenciales personales de firma electrónica del contable ni comparta la contraseña del propietario como sustituto de una autorización adecuada.
5. Revise los saldos iniciales antes del primer ciclo de información
El balance de sumas y saldos recibido es el punto de partida de una revisión. El nuevo contable debe comprobar que los saldos bancarios y de proveedores de pagos están conciliados, las partidas pendientes de clientes y proveedores están justificadas, los saldos fiscales se entienden y las operaciones con socios tienen base documental.
En una empresa registrada a efectos de IVA, concilie los registros contables con la última información de IVA presentada e identifique los ajustes pendientes. En el caso de empleadores, concilie los saldos de nóminas, cotizaciones, impuestos y vacaciones del personal. El traspaso de nóminas debe planificarse junto con la contabilidad; consulte nuestros servicios de nóminas en Bulgaria.
Acuerde el alcance de esta revisión inicial. Una comprobación de traspaso no es una auditoría ni garantiza que se detecten todos los errores históricos. Si surge un problema, documéntelo, valore la corrección necesaria y acuerde quién la gestionará.
¿Qué ocurre si el contable anterior tarda en entregar los registros?
Envíe una solicitud escrita concreta con los periodos, documentos, formatos y fecha de entrega propuesta. Remítase al contrato de servicios y conserve la correspondencia. Separe cualquier disputa sobre honorarios del plan inmediato para las próximas presentaciones.
Entregue al nuevo contable los registros de los que ya dispone la empresa e indique lo que falta. Las copias obtenidas de los portales de las autoridades pueden ayudar a determinar qué se presentó, pero no sustituyen al libro mayor ni a los justificantes.
No dé por hecho que una declaración puede prepararse correctamente con datos incompletos. Si sigue faltando documentación esencial, solicite asesoramiento sobre la situación contractual y acuerde la respuesta inmediata a las obligaciones de información. Nunca comparta registros laborales o financieros mediante un enlace público sin protección.
Lista del propietario antes de completar el cambio
- Se han revisado las condiciones vigentes de preaviso y resolución.
- Se han confirmado por escrito el alcance, los honorarios y la fecha de inicio del nuevo servicio.
- Se han acordado el último y el primer periodo contable.
- Se ha asignado un responsable para cada presentación mensual pendiente.
- Se han confirmado por separado las responsabilidades de información anual y publicación.
- Se ha recibido el inventario de traspaso y se han identificado los elementos que faltan.
- Se han establecido las nuevas autorizaciones y revisado los accesos anteriores.
- La correspondencia oficial se dirige a una dirección supervisada.
- Los saldos iniciales se han revisado con el alcance acordado.
- Se han acordado el plazo mensual de entrega de documentos y el proceso de aprobación de pagos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que esperar a final de año?
No. Puede cambiar durante el año, de acuerdo con sus condiciones contractuales. El traspaso a final de mes suele ser más fácil de organizar, siempre que se asignen las presentaciones pendientes y el trabajo anual.
¿Cambiar de contable afectará a mi registro de IVA?
Cambiar de proveedor contable no modifica por sí mismo el registro de IVA de la empresa. Las obligaciones de información continúan. Acuerde quién gestionará las declaraciones del periodo de transición y mantenga el acceso necesario para presentarlas.
¿Quién se encarga de las cuentas anuales?
Confírmelo por escrito. El proveedor saliente puede conservar el trabajo anual acordado, o el entrante puede asumirlo tras recibir registros suficientes. La externalización no elimina las responsabilidades de la dirección conforme a la legislación contable búlgara.
¿Puede el nuevo contable corregir errores anteriores?
Posiblemente, tras revisar los registros y el procedimiento de corrección pertinente. El trabajo histórico debe tener un alcance, calendario y honorarios acordados por separado; no forma parte automáticamente del servicio mensual.
¿Puede un propietario extranjero organizar el traspaso a distancia?
El intercambio de documentos y la coordinación normalmente pueden realizarse a distancia. Las formalidades de autorización dependen del acceso necesario y de las posibilidades de firma del propietario. Confírmelas antes del primer vencimiento.
¿Cuánto tarda un traspaso contable?
No hay un plazo único. Una pequeña empresa con registros completos puede ser más fácil de traspasar que una sociedad con nóminas, múltiples cuentas o información pendiente de resolver. Solicite un calendario realista después de que el nuevo proveedor revise la información disponible.
¿Planea trasladar su contabilidad a SofiaTax?
Envíe la actividad de su empresa, su situación de IVA, el número de empleados, el volumen mensual aproximado de documentos y la fecha de inicio deseada a info@sofiatax.com. Indique el plazo de preaviso actual y cualquier documentación que sepa que falta o presentación pendiente. Revisaremos la transición propuesta y definiremos el trabajo contable y de nóminas que se cubrirá.
Explore nuestros servicios contables o asistencia con nóminas antes de solicitar una oferta.
Esta guía ofrece información general. Las condiciones contractuales, las obligaciones de información y los procedimientos de corrección dependen de la empresa y de las circunstancias del traspaso.