Смяната на счетоводителя започва с три решения: кога новият изпълнител поема работата, кои документи и данни трябва да бъдат предадени и кой остава отговорен за недовършените задачи. Уточнете тези въпроси, преди да настъпи първият срок за подаване.
Можете ли да смените счетоводителя си в България през годината?
Да. Българско дружество може да смени счетоводния си изпълнител през финансовата година. Не е нужно да чакате до януари. Първо проверете действащия договор за обслужване за срока на предизвестие, реда за прекратяване, неплатените възнаграждения и евентуалните отделни условия за годишното отчитане. Уговорете с новия счетоводител начална дата, съобразена с тези условия.
Краят на месеца често е практичен момент за смяната, защото разделя периодите за счетоводно отчитане. Самата ясна дата обаче не е достатъчна: декларациите за последния месец обикновено се подават след края му, а годишни задачи може все още да не са приключени.
Това ръководство е предназначено основно за ЕООД и ООД, включително дружества с чуждестранни собственици. Фрийлансърите могат да следват същия подход, но техните документи и изисквания за отчитане са различни.
1. Уточнете обхвата, преди да подадете предизвестие
Обяснете на новия счетоводител с какво се занимава бизнесът, къде са клиентите му, дали е регистриран по ДДС, колко документа генерира и дали има служители. Посочете всички банкови сметки и сметки при платежни доставчици, валути, сделки със собствениците и неприключила кореспонденция с институциите.
Поискайте писмено определен обхват, включващ текущото счетоводство, ДДС и VIES, когато са приложими, ТРЗ, годишното данъчно отчитане, финансовите отчети и съдействието при публикуването им. Уточнете как ще се определя цената за корекции на минали периоди и липсваща документация. Не приемайте, че таксата за текущо месечно обслужване включва възстановяване на счетоводството за предходни периоди.
За чуждестранните собственици уточнете също работния език, начина за изпращане на документи и начина за предоставяне на указания за данъчните плащания. Разгледайте нашите счетоводни услуги в София и цяла България за обхвата на текущото обслужване.
2. Изберете дата на смяната и разпределете всяко подаване
Запишете последния отчетен период, обслужван от досегашния изпълнител, и първия период на новия. След това посочете отговорник за всяка декларация или отчет, чиято подготовка и подаване обхващат тази граница.
Пример: новият ви счетоводител поема работата от 1 ноември. Досегашният приключва счетоводството за октомври. Съгласно договореното предаване той подава през ноември и справка-декларацията по ДДС за октомври, както и приложимите декларации за заплати и осигуровки. Новият счетоводител започва с операциите за ноември, след като получи крайните салда за октомври. Това е договорено разпределение на работата, а не автоматично правило.
Ако достъпът на досегашния счетоводител е необходим за последните подавания, съгласувайте датата за прекратяването му с плана за декларациите. Не оставяйте широк достъп за неопределено време. Пазете потвържденията за подаване и проверявайте дали декларациите са приети, вместо да разчитате само на копия от подготвените формуляри.
Отделно решете кой ще подготви годишната декларация за корпоративния данък, годишния финансов отчет, статистическата отчетност и публикуването в Търговския регистър, когато са приложими. Счетоводителят, който обслужва декември, не поема автоматично всяка годишна задача от предишния ангажимент.
3. Поискайте счетоводството да бъде предадено в използваем вид
Следващият списък е практическа насока за предаване, а не универсален нормативно определен комплект документи. Точните данни зависят от дейността ви. Поискайте счетоводни справки в четим вид и структурирани експорти, когато са налични; справки само в PDF може да не съдържат достатъчно подробности за продължаване на счетоводството.
| Документи и данни за изискване | Защо са необходими на новия счетоводител |
|---|---|
| Оборотна ведомост и главна книга към датата на предаване | Крайните салда и записванията, които ги формират; включете сметкоплана и приложимите счетоводни политики. |
| Салда по клиенти и доставчици | Неплатени фактури, кредитни известия, аванси и данни за сверяването. |
| Банкови, платежни и касови документи | Извлечения и сверки за всяка сметка, включително салдата в чуждестранна валута. |
| Първични документи и договори | Фактури за продажби и покупки, разходни документи, договори за наем, финансиране и друга подкрепяща документация. |
| Данни за дълготрайни активи и амортизации | Стойности на придобиване, отписвания, счетоводни амортизации и данъчни амортизации, когато са приложими. |
| Данъчни и ДДС документи | Подадени декларации, ДДС дневници, приложими VIES декларации, потвърждения за приемане, данъчни изчисления и относима кореспонденция. |
| Годишна отчетност за минали периоди | Финансови отчети, декларации за корпоративния данък, приложима статистическа отчетност и доказателства за публикуване. |
| Сделки със собственици и свързани лица | Заеми от собственици, възнаграждения, решения за дивиденти, възстановени разходи и съответните салда. |
| ТРЗ и трудови досиета, когато са приложими | Данни за заплатите от началото на годината, договори и анекси, подадени трудови записи, остатъци от отпуски и неприключени въпроси по ТРЗ. |
| Нерешени въпроси и липсващи документи | Неизяснени операции, проблеми с подаванията, проверки, ревизии, неплатени задължения и незавършена работа. |
Попитайте дали използваният софтуер може да предостави експорт или резервно копие на базата данни, както и справки в Excel или CSV. Софтуерните лицензи и несъвместимите системи може да ограничат какво може да бъде прехвърлено. Договорете използваема алтернатива, вместо да предполагате, че новият счетоводител ще може да отвори старата база.
Използвайте приемо-предавателен опис, който посочва документа, обхванатия период, файловия формат, датата на предаване и оставащите непредадени позиции. Новият счетоводител трябва да потвърди получаването и да отбележи липсите. Пазете архива на дружеството; смяната на изпълнителя не започва отначало сроковете за съхранение на документите.
4. Организирайте пълномощията и сигурния достъп
Новият счетоводител се нуждае от надлежни пълномощия, за да действа от името на бизнеса. Уточнете необходимите пълномощни и достъпа до електронните услуги на Националната агенция за приходите. Указанията на НАП разграничават видовете достъп и изискванията за упълномощаване, затова процедурата зависи от необходимите услуги.
Прекратяването на договора за счетоводство не бива да се приема за доказателство, че електронният достъп е прекратен. Прегледайте пълномощията на предишния изпълнител и организирайте оттеглянето им, когато договорената работа приключи. Актуализирайте имейл адреса за официална кореспонденция, за да продължат съобщенията да достигат до бизнеса.
Прегледайте отделно достъпа до ТРЗ системи, папки с документи и банковите права. Използвайте индивидуални профили и сигурно споделяне на файлове. Не прехвърляйте личните удостоверителни данни за електронен подпис на счетоводителя и не споделяйте паролата на собственика като заместител на надлежното упълномощаване.
5. Проверете началните салда преди първия отчетен цикъл
Получената оборотна ведомост е отправната точка за проверка. Новият счетоводител трябва да провери дали салдата по банковите и платежните сметки са сверени, дали неплатените позиции по клиенти и доставчици са обосновани, дали данъчните салда са изяснени и дали сделките със собствениците имат документално основание.
За дружество, регистрирано по ДДС, сверете счетоводните данни с последната подадена ДДС информация и установете необходимите корекции. За работодателите сверете салдата по заплати, осигуровки, данък и отпуските на служителите. Предаването на ТРЗ трябва да се планира заедно със счетоводството; вижте нашите ТРЗ услуги в България.
Уточнете обхвата на тази начална проверка. Проверката при предаване не е одит или гаранция, че всяка грешка от минали периоди ще бъде открита. Ако възникне проблем, документирайте го, преценете необходимата корекция и договорете кой ще я извърши.
Какво да направите, ако предишният счетоводител бави документите?
Изпратете конкретно писмено искане с периодите, документите, форматите и предложената дата за предаване. Позовете се на договора за обслужване и пазете кореспонденцията. Разглеждайте евентуалния спор за възнаграждения отделно от непосредствения план за предстоящите подавания.
Предоставете на новия счетоводител документите, с които дружеството вече разполага, и посочете липсващото. Копия от порталите на институциите могат да помогнат да се установи какво е подадено, но не заместват главната книга или подкрепящите документи.
Не приемайте, че декларация може да бъде подготвена точно с непълни данни. Ако съществени документи остават недостъпни, потърсете съвет за договорните права и задължения и уговорете непосредствените действия по отчетността. Никога не споделяйте трудови или финансови документи чрез незащитена публична връзка.
Контролен списък за собственика преди приключване на смяната
- Проверени са действащите условия за предизвестие и прекратяване.
- Обхватът, цената и началната дата на новото обслужване са потвърдени писмено.
- Уточнени са последният и първият период на счетоводно обслужване.
- Определен е отговорник за всяко предстоящо месечно подаване.
- Отговорностите за годишното отчитане и публикуване са потвърдени отделно.
- Получен е приемо-предавателен опис и са посочени липсващите позиции.
- Учредени са новите пълномощия и е прегледан предишният достъп.
- Официалната кореспонденция се насочва към редовно проверяван адрес.
- Началните салда са проверени в договорения обхват.
- Уточнени са месечният срок за документи и редът за одобряване на плащанията.
Често задавани въпроси
Трябва ли да изчакам до края на годината?
Не. Можете да направите смяната през годината, съобразно договорните си условия. Предаването в края на месец често е по-лесно за организиране, стига да са разпределени предстоящите подавания и годишните задачи.
Ще се отрази ли смяната на счетоводителя на регистрацията ми по ДДС?
Смяната на счетоводния изпълнител сама по себе си не променя регистрацията на дружеството по ДДС. Задълженията за отчитане продължават. Уточнете кой подава декларациите за преходния период и осигурете необходимия достъп за подаване.
Кой отговаря за годишните отчети?
Потвърдете това писмено. Досегашният изпълнител може да запази договорени годишни задачи, а новият да ги поеме след получаване на достатъчна документация. Възлагането на външен изпълнител не отменя отговорностите на ръководството по българското счетоводно законодателство.
Може ли новият счетоводител да поправи стари грешки?
Възможно е, след преглед на документите и приложимия ред за корекция. Работата за минали периоди трябва да има отделно договорени обхват, график и цена; тя не е автоматично част от месечното обслужване.
Може ли чуждестранен собственик да организира предаването дистанционно?
Обменът на документи и координацията обикновено могат да се извършат дистанционно. Формалностите по упълномощаването зависят от необходимия достъп и начина, по който собственикът може да подпише. Уточнете ги преди първия краен срок.
Колко време отнема предаването на счетоводството?
Няма единен срок. Малък бизнес с пълна документация може да се прехвърли по-лесно от дружество със служители, множество сметки или нерешени отчетни въпроси. Поискайте реалистичен график, след като новият изпълнител прегледа наличната информация.
Планирате да преминете към счетоводно обслужване от SofiaTax?
Изпратете дейността на бизнеса, ДДС статуса, броя служители, приблизителния месечен обем документи и предпочитаната начална дата на info@sofiatax.com. Посочете действащия срок на предизвестие и известните липсващи документи или предстоящи подавания. Ще разгледаме предложеното преминаване и ще определим обхвата на счетоводната и ТРЗ работа.
Разгледайте нашите счетоводни услуги или ТРЗ обслужване, преди да поискате оферта.
Това ръководство предоставя обща информация. Договорните условия, задълженията за отчитане и процедурите за корекции зависят от бизнеса и обстоятелствата при предаването.